仕事でお金を使ったとき、「これは経費にしていい？」「領収書があれば大丈夫？」「仕事と私用の両方で使っている場合は？」と迷うことは少なくありません。

経費になるかどうかは、品目名や金額だけで決まるものではなく、事業との関係や支出した目的、実際の使い方をもとに判断します。領収書やレシートは支払った事実を確認する大切な資料ですが、それだけで事業上の経費と認められるとは限りません。

この記事では、経費の基本的な考え方と、判断に迷ったときに確認したいポイントを解説します。

1．そもそも「経費」とは？

個人事業主では、収入を得るために必要となる事業上の費用を、税務上「必要経費」といいます。

法人では、法人税の所得金額を計算する際に、益金の額から差し引く金額を「損金」といいます。損金には、売上原価や販売費、一般管理費、損失などのうち、税務上認められるものが含まれます。

一般的にはどちらも「経費」と表現されますが、個人事業主と法人では、税務上の名称や取り扱いが異なります。

経費にできるかを判断するときは、主に次の点を確認します。

・事業のために使ったものか
・売上の獲得や事業の継続に必要だったか
・支出した理由を客観的に説明できるか

事業と無関係な私生活上の支出は、原則として経費にはなりません。一方、私的な支出に見えやすいものでも、事業上の必要性を具体的に説明できる場合は、経費として認められることがあります。

2．経費か迷ったときの3つの確認ポイント

① 事業との関係を説明できるか

「仕事で使ったから」だけではなく、どの業務に、なぜ必要だったのかを説明できることが重要です。

たとえば、業務用のソフトウェアや、事業に関係する研修・セミナーの参加費は、目的が比較的分かりやすい支出です。反対に、仕事との関係が曖昧なものは、経費として説明しにくくなります。

② 私的な支出が含まれていないか

家族との食事、普段着、趣味の旅行など、事業に関係のない支出は経費にはできません。

事業用の口座やクレジットカードで支払っていても、判断されるのは支払方法ではなく、実際の使い道です。仕事と私生活の両方で使っているものは、事業で使用した部分を合理的に分けて計上します。

③ 支出の記録が残っているか

税務調査では、支出の事実だけでなく、事業との関係を説明できる資料も重要です。

特に飲食代や贈答品などは、領収書だけでは目的が分からないことがあります。「誰と」「何のために」「どの業務に関連して」利用したのかを記録しておくと、後から説明しやすくなります。

3．特に迷いやすい支出の例

飲食代

取引先との商談や打ち合わせに伴う飲食代は、事業との関係が明確であれば、会議費や交際費などとして処理します。

法人が令和6年4月1日以後に支出した一定の飲食費については、1人当たり1万円以下で、必要事項を記載した書類を保存している場合、交際費等の範囲から除かれます。ただし、役員や従業員、その親族だけで行う社内飲食は、この1万円基準の対象外です。

なお、社内の懇親会や創立記念など、従業員の慰安や親睦を目的とした飲食は、参加対象や金額などが適切であれば、福利厚生費として扱える場合があります。

一方、自分だけの日常的な昼食や、家族・友人との私的な食事は、原則として経費にはなりません。

衣服代

制服、作業着、会社名入りのユニフォームなど、業務で使用することが明確で、私用しないものは経費として扱える場合があります。

一方、スーツや一般的な衣服は仕事以外でも使用できるため、経費として認められにくい傾向があります。実際の着用目的だけでなく、衣服の性質や用途を含めて判断します。

自宅の家賃や光熱費、スマートフォン、自動車

事業用と私用が混在する支出を、実際の使用割合などに応じて分けることを「家事按分」といいます。

たとえば、自宅全体が60㎡で、そのうち事業専用のスペースが12㎡であれば、面積を基準に家賃の20％を事業分とする方法が考えられます。

自動車の場合、1か月の総走行距離800kmのうち、取引先への訪問など業務で走行した距離が240kmであれば、30％を事業分とする方法があります。スマートフォンは、通話履歴や利用日数などをもとに割合を検討します。

ただし、これらの割合はあくまで計算方法の一例です。事業内容や働き方、実際の利用状況によって、適切な基準は異なります。

最終的には、事業で使用した部分を合理的に区分でき、その根拠を説明できるかどうかが重要です。按分割合を決めたときは、間取り図や走行記録、利用状況のメモなども残しておきましょう。

4．領収書や記録は適切に保存する

領収書やレシートは、経費になるか迷うかどうかにかかわらず、定められた保存期間に従って保管しましょう。

保存期間は、個人事業主か法人か、書類の種類や申告状況などによって異なります。法人は原則として7年間、個人事業主は帳簿や書類の種類などにより、5年間または7年間の保存が基本です。

また、メールやインターネット上で受け取った請求書や領収書などは、一定の要件を満たして電子データのまま保存する必要があります。

経費になるか判断に迷う支出については、領収書だけでなく、利用目的や相手先、按分割合の根拠もあわせて記録しておきましょう。

時間がたつと内容を思い出しにくくなるため、その日のうちに簡単なメモを残す習慣が大切です。

まとめ

経費になるかどうかは、領収書の有無や品目だけでは判断できません。

大切なのは、

・事業との関係を説明できるか
・私的な支出が含まれていないか
・使用割合や支出目的の根拠が残っているか

という点です。

同じ支出でも、事業内容や使い方によって税務上の判断が異なることがあります。

「家事按分の割合をどう決めればよい？」「飲食代をどの科目で処理する？」など、判断に迷う場合は、自己判断で処理する前に税理士へ確認すると安心です。

かさまつ会計事務所では、お客様の事業内容や利用状況を伺いながら、適切な経費処理をサポートしています。日々の記帳や確定申告でお困りの方は、お気軽にご相談ください。